Zgoda na zabieg i karta klientki online, podpisane przed wizytą
Formularz powinien podróżować razem z rezerwacją, a nie z klientką. Jak zebrać go online, gdzie trzymać podpisaną wersję i dlaczego próba uczuleniowa zasługuje na własny termin w grafiku.
Na tej stronie
Formularz powinien podróżować razem z rezerwacją, a nie z klientką. Wyślij go z potwierdzeniem, odbierz podpisany, zanim ona dojedzie, i zapisz w jej karcie w systemie salonu. Wtedy pierwsze dziesięć minut wizyty należy do zabiegu, a nie do długopisu i podkładki.
Dwie rzeczy robią z tego coś więcej niż papierologię: te odpowiedzi to dane o zdrowiu, a próba uczuleniowa to osobna wizyta, o której Twoja polisa OC ma swoje zdanie.
Dlaczego formularz należy do rezerwacji
Ankieta leżąca na ladzie jest wypełniana w pośpiechu, przy płaszczu w ręku. Ankieta, która przychodzi z mailem potwierdzającym, trafia do klientki wtedy, gdy ma dwie wolne minuty, i wraca wcześniej niż ona.
Zmienia to trzy rzeczy naraz. Czytasz odpowiedzi, zanim klientka usiądzie, więc przeciwwskazanie wychodzi wtedy, gdy jeszcze można przesunąć termin. Zabieg zaczyna się o czasie. I nic ważnego nie zostaje w wątku na czacie, w którym za rok niczego nie znajdziesz.
| Formularz | Kiedy wychodzi | Co musi zapisać |
|---|---|---|
| Ankieta i wywiad zdrowotny | z potwierdzeniem rezerwacji | odpowiedzi, wersję, datę, klientkę |
| Próba uczuleniowa | przy umawianiu próby | preparat, datę założenia, wynik i kto go sprawdził |
| Zgoda na zabieg | przed wizytą albo na miejscu | na co klientka się zgodziła, dla tej wizyty |
| Zgoda na zdjęcia | osobno, nigdy w pakiecie | do czego zdjęcia posłużą i jak można zgodę wycofać |
Zgodę na zdjęcia trzymaj osobno. Klientka może chcieć zabiegu i nie chcieć swojej twarzy w relacji, a formularz łączący jedno z drugim nie daje Ci ani czystej zgody, ani zadowolonej klientki.
Próba uczuleniowa to wizyta, nie notatka
Próba ma datę, preparat i wynik. Potraktuj ją jak krótką rezerwację: wchodzi do grafiku, wysyła własne przypomnienie i jest powiązana z zabiegiem, który dopuszcza.
Wersja praktyczna: gdy klientka rezerwuje pierwszy raz zabieg wymagający próby, system proponuje termin próby w tym samym procesie i nie potwierdza głównej wizyty bez niej. Nikt nie musi o tym pamiętać.
Te odpowiedzi to dane o zdrowiu
Alergie, leki, choroby skóry, ciąża, wcześniejsze reakcje. Zgodnie z art. 9 RODO to szczególna kategoria danych osobowych, czyli potrzebna jest wyraźna podstawa, zwykle wyraźna zgoda, i realna ostrożność co do miejsca, w którym to leży.
W praktyce, dla salonu:
- Odpowiedzi są w systemie za logowaniem, przypięte do karty klientki, a nie w komunikatorze.
- Otwierają je tylko te osoby, które muszą.
- Okres przechowywania ustalasz świadomie, a system go pilnuje, zamiast trzymać wszystko w nieskończoność.
- Polityka prywatności jest podlinkowana z formularza i mówi, co dzieje się z danymi.
Formularze i stronę polityki prywatności budujemy razem, bo ankieta zbierająca dane o zdrowiu, przy której link do polityki prowadzi donikąd, rzuca się klientce w oczy dokładnie w najgorszym momencie.
Jak to wygląda po zbudowaniu
Transform by Mon, salon makijażu permanentnego i akademia szkoleń w Tralee, ma podstrony zabiegów, rezerwacje online z zadatkiem, zgody i formularze, terminy szkoleń z zapisem, sklep i konta klientek, a każda rezerwacja, zamówienie i formularz trafiają do panelu, który właścicielka już zna. Strona działa na transformbymon.ie od 29 października 2026. Więcej z tego, co budujemy dla salonów, jest na stronie dla salonów beauty, a część o rezerwacjach i zadatkach we wpisie o zadatkach i zapisach na szkolenia.
Krótka lista kontrolna
- Wypisz zabiegi, które wymagają formularza, i te, przed którymi potrzebna jest próba uczuleniowa.
- Napisz każdy formularz raz, nadaj mu numer wersji i datę.
- Wysyłaj go automatycznie z potwierdzeniem rezerwacji, a dzień przed wizytą przypominaj, jeśli nie wrócił.
- Zrób z próby uczuleniowej termin, od którego zależy główna rezerwacja.
- Podpisane formularze trzymaj w karcie klientki, z wybranym przez siebie okresem przechowywania.
- Podlinkuj politykę prywatności z każdego formularza i sprawdź, czy się otwiera.
- Zapytaj ubezpieczyciela na piśmie, co dokładnie mówi zapis o próbie uczuleniowej w Twojej polisie.
Od czego zacząć
Bezpłatny audyt przechodzi Twoją rezerwację tak, jak nowa klientka, razem z formularzami, i mówi, czego brakuje przed pierwszą wizytą. Dostajesz go na piśmie i zostaje u Ciebie niezależnie od tego, czy zaczniemy współpracę.
Pytania, które często słyszymy
Czy klientka może podpisać zgodę na zabieg online?
Tak. Liczy się to, czy potrafisz pokazać, którą wersję zaakceptowała i kiedy, oraz czy odpowiedzi leżą tam, gdzie dostęp ma tylko salon. Sam obrazek podpisu bez daty i numeru wersji niewiele dowodzi.
Ile czasu przed zabiegiem robi się próbę uczuleniową?
Tyle, ile mówią zalecenia producenta preparatu i Twoje szkolenie. Odstęp i sposób wykonania potwierdź na piśmie u swojego ubezpieczyciela, bo to zapisy polisy OC decydują, czy ochrona zadziała.
Gdzie przechowywać podpisane formularze?
W systemie salonu, w karcie klientki, za logowaniem i z okresem przechowywania, który świadomie ustaliłaś. Nie w wątku na Instagramie, nie we wspólnej skrzynce mailowej, nie w folderze na laptopie w recepcji.
Czy potrzebuję polityki prywatności, skoro zbieram takie formularze?
Tak, i musi być dostępna z poziomu samego formularza. Opisuje, co zbierasz, po co, kto ma do tego dostęp i jak długo to trzymasz. Formularze i tę stronę budujemy razem, jako jedną całość.
